1Δήλωση AI
Το Ran-Tevu χρησιμοποιεί Generative AI για να συνομιλεί με τους πελάτες σας και να κλείνει ραντεβού. Ακολουθούμε τις απαιτήσεις του EU AI Act (Άρθρο 50):
- Ο bot ΑΥΤΟΠΡΟΣΔΙΟΡΙΖΕΤΑΙ ως AI στο πρώτο μήνυμα κάθε νέας συνομιλίας.
- Καμία προσπάθεια να "μιμηθεί" άνθρωπο όταν ρωτηθεί ευθέως.
- AI-generated περιεχόμενο (όπως συνόψεις) επισημαίνεται.
- Κάθε απόφαση που επηρεάζει τον χρήστη (π.χ. ακύρωση/απόρριψη ραντεβού) εξηγείται με σαφή λόγο.
Μοντέλα που χρησιμοποιούμε:
| Σκοπός | Μοντέλο | Πάροχος |
|---|---|---|
| Συνομιλία/κρατήσεις | claude-sonnet-4-5 | Anthropic (EU-served) |
| Memory extraction | claude-haiku-4-5 | Anthropic |
| Voice synthesis | multilingual_v2 | ElevenLabs (EU servers) |
| Voice orchestration | Vapi | Vapi.ai |
Ran-Tevu uses Generative AI to converse with your customers and book appointments. We comply with EU AI Act (Article 50):
- The bot SELF-DISCLOSES as AI in the first message of every new conversation.
- No attempt to impersonate a human when directly asked.
- AI-generated content (e.g., summaries) is labeled.
- Any decision affecting the user (e.g., cancellation/rejection) is explained with a clear reason.
Models we use:
| Purpose | Model | Provider |
|---|---|---|
| Chat/bookings | claude-sonnet-4-5 | Anthropic (EU-served) |
| Memory extraction | claude-haiku-4-5 | Anthropic |
| Voice synthesis | multilingual_v2 | ElevenLabs (EU servers) |
| Voice orchestration | Vapi | Vapi.ai |
2Τι δεδομένα συλλέγουμε
| Κατηγορία | Δεδομένα | Διατήρηση |
|---|---|---|
| Στοιχεία ραντεβού | Όνομα, τηλέφωνο, email, υπηρεσία, ώρα | 24 μήνες μετά την τελευταία επίσκεψη |
| Memory (AI) | Προτιμήσεις, σύντομες σημειώσεις, ιστορικό συνομιλίας | 24 μήνες |
| Συνομιλίες | Κείμενο μηνυμάτων με τον bot | 90 μέρες |
| Audit logs | Timestamp, ενέργεια, hashed IP | 13 μήνες (legal requirement) |
| Consent logs | Acceptance records | 5 χρόνια (GDPR proof) |
Δεν συλλέγουμε ΠΟΤΕ: ΑΜΚΑ, ΑΦΜ, ιατρικά δεδομένα, οικονομικά στοιχεία, βιομετρικά.
| Category | Data | Retention |
|---|---|---|
| Booking info | Name, phone, email, service, time | 24 months after last visit |
| AI Memory | Preferences, short notes, conversation history | 24 months |
| Conversations | Message text with the bot | 90 days |
| Audit logs | Timestamp, action, hashed IP | 13 months (legal requirement) |
| Consent logs | Acceptance records | 5 years (GDPR proof) |
We NEVER collect: national ID, tax IDs, medical data, financial data, biometrics.
3Τα δικαιώματά σας (GDPR)
- Δικαίωμα πρόσβασης (Άρθρο 15) — Λήψη όλων των δεδομένων σου σε JSON.
- Δικαίωμα διόρθωσης (Άρθρο 16) — Διόρθωση λαθεμένων στοιχείων.
- Δικαίωμα διαγραφής (Άρθρο 17) — Διαγραφή ΟΛΩΝ των δεδομένων ("forget me").
- Δικαίωμα περιορισμού (Άρθρο 18) — Pause AI memory για τον λογαριασμό σου.
- Δικαίωμα φορητότητας (Άρθρο 20) — Λήψη machine-readable export.
- Δικαίωμα εναντίωσης (Άρθρο 21) — Άρνηση συγκεκριμένης επεξεργασίας.
Για να ασκήσεις ένα δικαίωμα, στείλε email στο privacy@ran-tevu.gr με το τηλέφωνο ή email σου. Θα ανταποκριθούμε εντός 30 ημερών (όπως ορίζει ο GDPR).
- Right of access (Art. 15) — Get all your data as JSON.
- Right of rectification (Art. 16) — Correct inaccurate data.
- Right of erasure (Art. 17) — Delete ALL data ("forget me").
- Right to restrict (Art. 18) — Pause AI memory for your account.
- Right of portability (Art. 20) — Machine-readable export.
- Right to object (Art. 21) — Refuse specific processing.
To exercise a right, email privacy@ran-tevu.gr with your phone or email. We respond within 30 days (per GDPR).
4AI Memory — Πώς λειτουργεί
Ο bot μας θυμάται πελάτες σε επόμενες επισκέψεις (όνομα, προτιμήσεις, σύντομα προσωπικά σημεία). Αυτό βελτιώνει την εξυπηρέτηση.
Τι θυμάμαι: όνομα, προτιμώμενη υπηρεσία, προτιμώμενη ώρα, οικογενειακό context (π.χ. "έχει παιδί που ήταν άρρωστο") εάν αναφερθεί.
Τι ΔΕΝ θυμάμαι: ευαίσθητα δεδομένα υγείας, οικονομικά, ολόκληρες συνομιλίες (μόνο σύνοψη).
Μπορείς να ζητήσεις memory reset ανά πάσα στιγμή στο privacy@ran-tevu.gr ή λέγοντας στον bot "ξέχνα με".
Our bot remembers returning customers (name, preferences, brief personal notes). This improves service quality.
What we remember: name, preferred service, preferred time, family context (e.g., "has a child who was sick") if mentioned.
What we DO NOT remember: sensitive health data, financial data, full conversations (only summaries).
You can request a memory reset anytime at privacy@ran-tevu.gr or by telling the bot "forget me".
5Ασφάλεια
- HTTPS παντού (TLS 1.3).
- Database encrypted at rest.
- IP addresses αποθηκεύονται μόνο ως SHA-256 hash με salt.
- Admin access protected με token authentication.
- Rate limiting σε όλα τα public endpoints.
- Tenant isolation: κάθε επιχείρηση βλέπει ΜΟΝΟ τα δικά της δεδομένα.
- Hosting: Railway (Ireland EU region) + Cloudflare CDN.
- HTTPS everywhere (TLS 1.3).
- Database encrypted at rest.
- IP addresses stored only as SHA-256 hash with salt.
- Admin access protected via token authentication.
- Rate limiting on all public endpoints.
- Tenant isolation: each business sees ONLY its own data.
- Hosting: Railway (Ireland EU region) + Cloudflare CDN.
6Υπεργολάβοι (Subprocessors)
| Πάροχος | Σκοπός | Τοποθεσία |
|---|---|---|
| Anthropic | AI conversation engine | USA (DPA signed, SCCs) |
| Railway | App hosting + database | Ireland (EU) |
| Cloudflare | CDN + DDoS protection | Global (EU edges) |
| Resend | Transactional email | Ireland (EU) |
| Twilio | SMS + voice telephony | Ireland (EU) |
| ElevenLabs | Voice synthesis | EU regional |
| Vapi | Voice agent orchestration | USA (DPA signed) |
| Stripe | Billing | Ireland (EU) |
| Provider | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Anthropic | AI conversation engine | USA (DPA signed, SCCs) |
| Railway | App hosting + database | Ireland (EU) |
| Cloudflare | CDN + DDoS protection | Global (EU edges) |
| Resend | Transactional email | Ireland (EU) |
| Twilio | SMS + voice telephony | Ireland (EU) |
| ElevenLabs | Voice synthesis | EU regional |
| Vapi | Voice agent orchestration | USA (DPA signed) |
| Stripe | Billing | Ireland (EU) |
7Επικοινωνία DPO
Email: privacy@ran-tevu.gr
Τηλέφωνο: +30 6987747434
Έδρα: Ρέθυμνο, Κρήτη, Ελλάδα
Σε περίπτωση παράπονου, έχεις δικαίωμα προσφυγής στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ).
Email: privacy@ran-tevu.gr
Phone: +30 6987747434
Address: Rethymno, Crete, Greece
If you have a complaint, you may file with the Hellenic Data Protection Authority (HDPA).